Lo scopo principale del plug-in Sincronia Agenda è
quello di permettere la gestione degli appuntamenti dei
pazienti oltre che sull'Agenda anche su vari dispositivi mobili,
come palmari e cellulari.
Sincronia Agenda richiede l'installazione di
Microsoft
Outlook.
Outlook è l'applicativo più diffuso per la gestione
di contatti, attività, calendario, posta elettronica, etc. Fa parte della suite
Microsoft Office, o si trova tra i software a corredo dei
palmari con s.o. Windows Mobile.
Una della caratteristiche di Outlook è la
capacità di poter sincronizzare i suoi dati (contatti,
agenda, email) con quelli presenti sul dispositivo mobile,
che deve essere però a suo volta compatibile con la
sincronizzazione su Outlook.
Con la Sincronia Agenda è possibile, quindi,
avere i propri appuntamenti sul palmare per
consultarli, modificarli, spostarli, prenderne dei nuovi, anche quando si è fuori dallo studio.
La sincronia è
bidirezionale, ossia vengono aggiornati gli appuntamenti
presi dal palmare con quelli presi dallo studio e viceversa.
Se ci sono delle contemporaneità incompatibili, ad esempio
due nuovi appuntamenti alla stessa ora, uno preso dal
palmare e l'altro dall'Agenda, viene generato un elemento
non risolto, che richiede il supporto decisionale dell'utente
su come deve avvenire la sincronizzazione.
Sullo stesso palmare possono essere sincronizzate più
Agende dello studio.
Requisiti di sistema
Sul PC è richiesta la presenza dei seguenti software.
Horizon SQL rel 2.4 o superiori, Microsoft Outlook 2002 o
superiori, ed anche Active Sync se il palmare ha sistema
operativo Windows Mobile.
Dispositivi mobili compatibili.
Tutti i palmari, pda, smartphone basati su Windows Mobile
2003 SE, Windows Mobile 5.0 e 6.0.
In genere tutti i palmari e cellulari compatibili per la
sincronia con Outlook. Ad esempio i cellulari Nokia, hanno
il software di gestione "Nokia PC Suite" che permette
la
sincronizzazione con Outlook.
Il plug-in di sincronia si avvia dal menù dell'Agenda
"Operazioni->Sincronia Agenda" o dal Bottone presente sulla barra
strumenti
Opzioni di sincronizzazione
Sono presenti 4 opzioni di sincronizzazione:
Sincronizzazione completa
Porta gli appuntamenti su Outlook
Porta gli appuntamenti sull'Agenda
Elimina gli appuntamenti di Outlook
Sincronizzazione completa
Questa opzione effettua una sincronia nelle due direzioni tra
l'Agenda ed Outlook (e di conseguenza verso i dispositivi mobili).
Ad esempio un appuntamento nuovo o modificato da
palmare, all'atto della sincronizzazione viene
riportato in Agenda, e tutti i nuovi appuntamenti o modifiche fatte
ad appuntamenti esistenti sull'Agenda vengono riportate sul palmare.
Durante il processo di sincronizzazione si possono generare degli
elementi non risoli, ossia condizioni in cui è richiesto l'intervento
dell'utente.
Gli elementi irrisolti si generano quando:
Vengono introdotti appuntamenti nuovi alla stessa data ed
ora sia da palmare che da Agenda.
Viene modificato uno stesso appuntamento sia da Agenda che
da palmare.
Viene spostato da palmare un appuntamento su un orario in
cui in Agenda è stato introdotto un nuovo appuntamento
Se un appuntamento viene cancellato da Outlook in fase di
sincronizzazione la cancellazione viene fatta anche sull'Agenda e
viceversa, cancellando dall'Agenda .la cancellazione viene riportata
anche si Outlook
E' necessario, quindi, fare molta attenzione al modo con cui vengono gestiti
gli appuntamenti sul palmare perchè un uso non corretto delle
modifiche e delle cancellazioni può comportare una cancellazione
indesiderata degli appuntamenti dall'Agenda. Le prima volte che si
fanno delle operazioni di sincronia completa è consigliabile fare
prima della sincronizzazione dei backup dell'Agenda.
Molte volte è necessario azzerare una situazione incerta sul
palmare. In questi casi eseguire due sincronie: la prima con
l'opzione "Elimina gli appuntamenti da Outlook" e poi fare una
sincronia completa.
Porta gli appuntamenti su Outlook
Tramite questa opzione si effettua la sincronia in un solo senso.
Gli appuntamenti vengono portati dall'Agenda su Outlook eliminando
da outlook tutti gli appuntamenti già presenti senza nessuna
considerazione di eventuali modifiche fatte sul si Outlook.
Questa modalità di sincronizzazione è quella più sicura e
conservativa nei riguardi dei dati sull'Agenda. Va utilizzata al
posto della sincronizzazione completa quando si desidera solo
consultare sul palmare i propri appuntamenti: in questo modo si
evita che modifiche indesiderate fatte sul palmare vadano a
riflettersi anche sull'Agenda di studio.
Porta gli appuntamenti sull'Agenda
Tramite questa opzione si fa in modo di riportare i dati di
Outlook sull'Agenda, cancellando dall'Agenda gli appuntamenti
presenti allo stesso orario.
Elimina gli appuntamenti di Outlook
Tramite questa opzione si fa una cancellazione degli appuntamenti
presenti su Outlook, eliminando dagli appuntamenti dell'Agenda le
informazioni sulla sincronizzazione.
Periodo di sincronizzazione
Tramite il periodo si va a definire quali appuntamenti portare in
sincronia.
I palmari non sono in grado di gestire correttamente grosse quantità
di dati, per cui è consigliabile lavorare per piccoli periodi ed
eventualmente cancellare con l'opzione "Elimina gli appuntamenti di
Outlook" i vecchi appuntamenti su Outlook. Non è consigliabile
sincronizzare gli appuntamenti per fare un backup in quanto la
quantità di memorizzazione richiesta è abbastanza alta e mal gestita
dai dispositivi mobili.
Inserire un nuovo appuntamento da palmare
Affinché un nuovo appuntamento inserito da palmare venga
riconosciuto dalla Sincronia Agenda
è necessario inserire il
Luogo.
Nel Luogo va inserito il nome dell'agenda su cui dovrà essere sincronizzato
l'appuntamento. Ad esempio se l'agenda di studio si chiama Agenda1
si
dovrà inserire nel Luogo Agenda1.
Vanno rispettate maiuscole e
minuscole, pertanto se si fa un uso frequente della sincronia è
consigliabile semplificare il nome dell'Agenda.
Se non è presente il luogo l'appuntamento non viene
considerato dalla sincronia.
Pertanto con gli appuntamenti da palmare è possibile fare
anche un uso misto con gli appuntamenti personali, perchè
questi non verranno mai riportati sull'Agenda dello studio.
Il memo dell'appuntamento dell'Agenda viene riportato nel
campo Note dell'appuntamento del palmare.
Sicurezza di Outlook
Outlook 2003 e 2007 hanno delle caratteristiche di sicurezza per
l'accesso ai dati e richiedono l'autorizzazione all'utente quando si
effettua un operazione di Sincronia Agenda.
A questo messaggio si può rispondere con "Consenti per 10 minuti",
oppure si può disabilitare la protezione. Disabilitare la protezione
è consigliabile solo se Outlook non viene utilizzato per gestire la
Posta elettronica.
06.94.31.60.41 / 06.99.34.10.80
r.a.
Skype
Oggi è: 19/05/2012 16.00.20
